客戶期望透過 WhatsApp 聯絡他們的銀行客戶經理、經紀或代理人。員工若以私人帳號回覆，公司便無法保存員工所提供建議的紀錄，也無法監察對話；員工一旦離職，整段客戶關係的往來紀錄亦隨之流失。主要市場的監管機構，正是因為這類沒有紀錄、在公司渠道以外（off-channel）與客戶傳訊的做法，向金融機構開出巨額罰款。
解決方法不是禁用 WhatsApp，因為客戶會繼續使用。解決方法是把與客戶的訊息往來，轉移到由公司控制的 WhatsApp Business API 號碼，集中保存紀錄並控制存取權限。
供規劃合規工作參考的一般資料，並非法律意見。
《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）規管客戶個人資料的收集、使用及保安。受香港金融管理局（金管局）或證券及期貨事務監察委員會（證監會）規管的機構，應妥善保存與客戶溝通的紀錄，並監察員工與客戶的往來。持牌放債人另須遵守《放債人條例》（第 163 章）下的牌照條件，當中涵蓋他們如何與借款人往來及向借款人推廣。
新加坡《個人資料保護法令》（PDPA）就客戶資料訂明同意、保障及保留方面的責任。受新加坡金融管理局（MAS）規管的機構，應保存與客戶溝通的紀錄，並以負責任的方式管理外判的科技服務；因此，選擇供應商時，平台認證及資料管治控制措施至為重要。
| 你的合規團隊面對的責任 | imBee 提供的功能 |
|---|---|
| 保存與客戶溝通的紀錄 | 以公司擁有的號碼集中保存對話紀錄，可匯出以供審閱，並按你的資料生命週期政策保留 |
| 監察及控制員工與客戶的往來 | 角色權限控制、對話分派、每項操作的審計軌跡、雙重認證（2FA） |
| 保障個人資料（私隱條例／PDPA） | 通過 ISO/IEC 27001 認證的平台及託管環境、權限控制、資料生命週期管理 |
| 員工離職後的延續性 | 對話及客戶往來紀錄留在公司，而不是留在員工的手機 |
| 推廣規則及客戶同意 | 以客戶選擇接收（opt-in）為基礎的 WhatsApp 範本訊息推廣活動，每項活動均有紀錄及數據分析 |
imBee 服務亞太區超過 10,000 間企業、橫跨 60 多個行業，當中包括 Emperor Capital Group、Chief Securities 及 UA Finance 等證券行及借貸機構。
客戶服務及帳戶通知均有紀錄可查；即使共用號碼，每位員工的責任依然清楚分明。
在第 163 章牌照條件的框架下與借款人溝通，並以客戶同意為基礎進行推廣。
客戶經理的訊息溝通，配備監察、紀錄保存及通過 ISO/IEC 27001 認證的基礎設施。
可以，方法是透過 WhatsApp Business API，在客戶選擇接收（opt-in）的前提下，使用由公司控制的帳號。香港及新加坡以外的監管機構曾經處罰的，正是員工以私人通訊應用程式與客戶溝通、公司既沒有紀錄也無從控制的做法。
每段客戶對話都經由公司擁有的 WhatsApp Business API 號碼，進入集中管理的收件箱。對話紀錄集中保存並附審計軌跡，員工離職後依然保留，亦可匯出作合規審查。以上各項，私人 WhatsApp 帳號都無法做到。
imBee 提供資料保障合規計劃一般需要的控制措施：通過 ISO/IEC 27001 認證的基礎設施、角色權限、雙重認證、審計軌跡及資料生命週期管理。政策由你的合規團隊制定，平台負責執行。本頁內容屬一般資料，並非法律意見。
可以。共用收件箱會把每段對話分派給指定的員工，審計軌跡會記錄誰閱讀、回覆或更改了甚麼。即使對外只有一個號碼，每個人的責任依然清楚。
imBee 的平台及託管環境均通過 ISO/IEC 27001 認證，imBee 亦是 Meta 官方技術合作夥伴。詳情請參閱我們的資料管治頁面。
帶同你的合規檢查清單，我們會逐項示範每個控制措施在平台上的位置。
本頁提供的一般資料僅供規劃參考，並非法律意見。如需了解你的具體責任，請諮詢你的法律及合規顧問。